Kaufberatung Kopierer

1. Alleskönner und Akkordarbeiter
2. Analog oder digital
3. Schwarz-Weiß oder Farbe
4. Auslastung
5. Unterhaltskosten
6. Ausstattung
7. Betriebssystem und Druckersprache
8. Alternative Multifunktionsdrucker

Alleskönner und Akkordarbeiter

Eine Kopie lässt sich auf vielerlei Weise erstellen: Vorlage am PC einscannen und ausdrucken, mit dem Multifunktionsdrucker vervielfältigen, im Copy-Shop oder mit einem reinrassigen Kopierer. Option eins und zwei sind für den Privatgebrauch gangbare Lösungen, solange man nur gelegentlich etwas kopieren möchte. Option drei wird auf Dauer günstiger, ist aber mit lästigen Wegen verbunden. Option vier ist demgegenüber die einzige vernünftige, wenn es gilt, regelmäßig Dokumente zu vervielfältigen.

Längst kosten klassische Kopierer kein Vermögen mehr. Schon für wenige hundert Euro bekommt man Tischkopierer, die nicht nur für kleine Büros, sondern durch den niedrigen Anschaffungspreis auch für Privatanwender mit regelmäßigem Kopierbedarf interessant sind.

Multikünstler

Wer größere Ansprüche hat, wie etwa kleine oder auch große Büros, kann gar zu digitalen Kraftprotzen greifen. Gemeint sind Kopierer, die diesem Namen kaum noch gerecht werden, da sie auch als Scanner, Laserdrucker und Faxgerät arbeiten, per Netzwerkanschluss Kontakt zum gesamten Büro und sogar zum Internet aufnehmen können.

Für jeden Bedarf gibt es die optimale Lösung. Worauf Sie bei der Auswahl des richtigen Gerätes achten müssen, erfahren Sie in dieser Kaufberatung. (pr)

Analog oder digital

Bei der Wahl eines geeigneten Kopierers muss man sich grundsätzlich zwischen der klassischen Analogtechnik und der moderneren Digitaltechnik entscheiden. Entgegen anderslautenden Aussagen werden analoge Kopierer heute noch hergestellt. Bestimmt der Geldbeutel die Entscheidung, fällt die Wahl vermutlich auf einen analogen Kopierer, denn diese Geräte sind besonders günstig. Man findet die Analogtechnik häufig bei kleinen Tischkopierern.

Analog

Auch wenn die Analogtechnik zur aussterbenden Art gehört und die Hersteller sich zunehmend auf digitale Geräte konzentrieren, haben diese Kopierer Vorteile. Die Geräte verwenden eine optische Dokumentenerkennung, die aus Trommel, Spiegeln und Linsen besteht. Durch diese Technik erreichen sie eine gute und klare Bildqualität. Zudem sind sie leicht zu bedienen, da es neben dem Kopiervorgang keine oder kaum Sonderfunktionen gibt. Einfach Papier einlegen, Knopf drücken, fertig!

Nachteilig ist, dass die optische Leseeinheit eine Mindestgröße für den Gehäuseumfang voraussetzt, um korrekt arbeiten zu können. Eine gewisse Mindestgröße lässt sich somit nicht unterschreiten. Außerdem besitzen analoge Kopierer keinen Zwischenspeicher, so dass für jede Kopie, eine Vorlage wieder und wieder abgelichtet werden muss, was sehr langwierig sein kann.

Digital

Digitale Kopierer arbeiten ohne Spiegel und Linsen. Sie bestehen im Prinzip aus zwei Einzelgeräten: einem Scanner und einem Drucker, beide in einem Gehäuse vereint. Auf dem Weg vom Scanner zum Druckwerk gelangen die Daten in einen Zwischenspeicher. Hier verwenden die Hersteller meist RAM-Bausteine (engl. Random Access Memory), wie er auch als Arbeitsspeicher beim PC eingesetzt wird, oder eine Festplatte, die anders als flüchtiger RAM Daten auch beim Ausschalten des Kopierers speichert. Gelegentlich kommen auch Speicherkarten zum Einsatz, die sich besonders leicht austauschen lassen.

Vorteil Speicher

Besonderer Vorteil des Zwischenspeicherns: Die eingelesenen Daten werden abgelegt und für jede weitere Kopie aus dem Speicher ausgelesen. Anders als bei Analogkopierern muss somit nicht immer wieder das Original abgelesen werden. Zudem lassen sich die eingelesenen Daten vor dem Druck verarbeiten. So ist es beispielsweise möglich einen Schärfefilter anzuwenden, was die Lesbarkeit von Texten deutlich verbessern kann.

Besitzt der Kopierer zudem einen Netzwerkanschluss, lassen sich die gespeicherten Daten zu jedem angeschlossenen Computer oder einem bestimmten Ort im Netzwerk übertragen. Dies ist je nach Voreinstellung sogar automatisch möglich. Kopien lassen sich etwa automatisch per E-Mail verschicken, in einen persönlichen Netzwerkordner kopieren oder auf einen FTP-Server (File Transfer Protocol) im Internet übertragen. Andersherum können Netzwerkanwender auch Daten zum Kopierer schicken, die Kopierfunktion steuern und, falls vorhanden, eine Faxfunktion des Kopierers vom PC aus nutzen. Manche Kopierer besitzen sogar ein WLAN-Modul und müssen zur Integration in ein Netzwerk nicht verkabelt werden.

Kaum Nachteile

Nachteile hat dieser Gerätetyp eigentlich kaum. Hier ließe sich lediglich nur anführen, dass beim Bearbeiten eingelesener Daten mit Bildverbesserungsfiltern die Qualität leiden kann. So kann kräftiges Schärfen Störungen hinzufügen und das Bildrauschen erhöhen. Zudem führen die vielfachen Möglichkeiten, die solch ein Gerät bietet, zu erhöhtem Bedienaufwand und mitunter langwierigem Studium der Bedienungsanleitung.

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Schwarz-Weiß oder Farbe

Eine weitere entscheidende Frage betrifft die Farbfähigkeit des Kopiergerätes. Soll es ein klassischer Schwarz-Weiß-Kopierer sein oder ein Farbgerät? Einstiegsgeräte und analoge Kopierer arbeiten in der Regel nur schwarz-weiß. Möchte man jedoch Kopien, die möglichst identisch mit den Originalen sind, braucht man einen Farbkopierer. Besonders wenn das Gerät den Drucker ersetzen soll, möchte man vermutlich gerne auf Farbe setzen.

Wer schwarz-weiß kopieren aber farbig drucken möchte, kann Ausschau nach einem Hybrid-Kopierer halten. Sie können zwischen Schwarz-Weiß und Farbe wechseln. Zwar können auch reine Farbkopierer ohne Farbe drucken, doch haben sie meist einen höheren Anschaffungspreis, wodurch die Hybriden die bessere Alternative sein können.

Farbkopierer

Hybrid- und Farbkopierer arbeiten in der Regel digital und drucken mit Lasertechnik. Kommt ein ins Gerät integrierter Farblaserdrucker zum Einsatz, sollte man genau hinsehen, welcher Druckwerktyp eingesetzt wird. Es gibt unterschiedliche Druckwerke, die auch Einfluss auf die Anschaffungskosten nehmen. Günstigere Geräte arbeiten mit Multi-Pass-Technik. Das bedeutet, dass für jede Farbe ein Druckvorgang nötig ist und zudem jeweils die entsprechende Tonerkartusche in die richtige Position gebracht werden muss. Das dauert relativ lange und macht Lärm. Leiser und schneller arbeiten Druckwerke mit Single-Pass-Technik. Hier werden alle Farben in einem Durchgang aufs Papier aufgetragen.

Ein interessantes Ausstattungsdetail, das einige Farbkopierer bieten, ist die Fähigkeit, Schwarz-Weiß-Vorlagen automatisch in farbige Kopien umwandeln zu können. Bei einfachen Vorlagen klappt das oft ohne größere Probleme. Komplexere Dokumente benötigen jedoch unter Umständen etwas Einarbeitung bei der Bedienung sowie einige Tests, bis man ein zufriedenstellendes Ergebnis bekommt. Für gelegentliches Einfärben einfacher Vorlagen ist dieses Feature sehr nützlich. Wer häufiger Dokumente umwandeln möchte, kann dies aber vermutlich schneller am PC bewerkstelligen.

Höhere Verbrauchskosten

Zu bedenken gibt es vor dem Kauf eines Farbkopierers, dass dieser etwas höhere Verbrauchskosten verursacht als ein Schwarz-Weiß-Gerät. Grund: Für optimale Druckergebnisse benötigt man schwereres und somit teureres Papier. Hinzu kommt der Tonerersatz. Bis zu vier kleine Kartuschen muss man im Gegensatz zu einer größeren und ökonomischeren Schwarz-Kartusche wechseln. Die höhere Zahl Kartuschen macht bei einem Farbgerät den Austausch zugleich ein wenig umständlicher.

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Auslastung

Maßgeblichen Einfluss auf die Auswahl des Kopierers sollte die benötigte Anzahl Kopien haben, die man im Laufe eines Monats macht. Doch wie bekommt man heraus, wie viele Kopien man machen wird? Das ist kaum ein Problem. Recht einfach ist die Frage zu beantworten, wenn man bereits einen Kopierer einsetzt, da dieser vermutlich einen Zähler besitzt und man den Verbrauch einfach ablesen kann. Fehlt ein Zähler oder ist dieser defekt, kann man am Papierverbrauch den Bedarf abmessen. Setzt man bisher keinen Kopierer ein, sondern geht regelmäßig in einen Copy-Shop, kann man mithilfe der verbrauchten Karten den Bedarf ermitteln.

Tischgerät oder Standkopierer

Haben Sie einen monatlichen Bedarf von maximal 600 bis 800 Kopien ermittelt, sollten Sie einen kleineren günstigen Tischkopierer ins Auge fassen. Sie decken diesen Bedarf sehr gut ab. Landen Sie recht genau in diesem Bereich und erwarten künftig eine steigende Zahl von Kopien, könnte ein leistungsfähiger Office-Kopierer interessant sein. Wer die Grenze recht deutlich überschreitet, sollte auf jeden Fall zu einem leistungsfähigeren Gerät greifen, auch wenn das Mehrkosten bedeutet.

Denn bei steigender Auslastung ist ein leistungsfähiges Gerät sinnvoller, weil es Wartezeiten reduziert und somit Geld spart. Die Geräte sind schneller und haben meist auch noch einen größeren Funktionsumfang. Daneben sind sie häufig auch mit Serviceverträgen ausgestattet oder lassen sich um diese erweitern, sodass man bei Problemen auf schnelle Hilfe zählen kann.

Kopiergeschwindigkeit

Auch wenn ein großer Office-Kopierer generell schneller als ein einfaches Tischgerät ist, so sind doch nicht alle Geräte gleich fix, womit es hier ein weiteres Unterscheidungskriterium gibt. Mit steigender Zahl der Vervielfältigungen wächst der Anspruch an die Geschwindigkeit. Diese wird wie bei Druckern in Seiten pro Minute gerechnet. Zugrunde liegt dabei stets die höchste Geschwindigkeit gemessen mit der Standardpapiergröße DIN A4. Für andere Papiergrößen sowie Vergrößerungen, Verkleinerungen und beidseitige Kopien gelten andere Werte.

Zu bedenken gibt es bei den Kopierzeiten, dass die Zeit für die erste Kopie deutlich länger ist als für Folgekopien. Hier muss nämlich die Vorlage zunächst eingelesen und die Daten anschließend verarbeitet werden, bevor sie gedruckt werden können. Ist das geschehen, ist die Ausgabe der Folgeseiten relativ schneller. Das gilt allerdings nur für Digitalkopierer, da diese die Daten zwischenspeichern. Bei analogen Geräten gibt es kaum Unterschiede, da hier die Vorlage stets neu abgelesen werden muss.

Wer meist nur einzelne Seiten duplizieren möchte, kann die maximale Kopienzahl pro Minute dagegen komplett ignorieren. Hier ist vielmehr die Zeit für die erste Kopie entscheidend, die die Hersteller meist ebenfalls in den technischen Daten angeben. Ist das Gerät zuvor ausgeschaltet oder im Stromsparmodus gewesen, addiert sich jeweils noch die Zeit für die Aufwärmphase hinzu, die zuweilen recht ausgedehnt sein kann.

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Unterhaltskosten

Die Kaufentscheidung beeinflussen kann auch die Ergiebigkeit und der Preis des Toners, den man regelmäßig tauschen muss. Kontrollieren und vergleichen Sie Preise der Kartuschen und wie viele Kopien diese jeweils ermöglichen. Bei günstigen Kopierpreisen kann es sich auf Dauer lohnen, ein etwas teueres Gerät zu kaufen.

Seitenpreis

Wie teuer der Ausdruck einer Seite wird, kann man leicht ausrechnen, wenn man die Tonerkosten und die Papierkosten ermittelt. Beim Toner lässt sich der Preis herausfinden, indem man die Anschaffungskosten durch die angegebene, zu erwartende Seitenzahl teilt. Das Ergebnis ist jedoch nur ein Mittelwert, der sich durch die Art der Drucke und Kopien verändern kann, je nachdem wie viel Toner jeweils nötig ist. Beim Papier teilen Sie die Anschaffungskosten durch die Anzahl der Papiere und addieren die so gewonnenen Kosten.

Klickpreis

Schließt man beim Kauf eines Kopierers einen Wartungsvertrag ab, sollte man auch diese Kosten mit einbeziehen. Hierzu ist es nötig, das zu erwartende Kopieraufkommen für den Zeitraum zwischen den regelmäßigen Vertragszahlungen zu schätzen, die Vertragskosten durch diesen Wert zu teilen und das Ergebnis zu den zuvor errechneten Kosten hinzuzuaddieren. Hier wird klar: Bei Ausnutzung eines solchen Vertrages sinken die Kopierkosten pro Seite bei steigendender Ausnutzung. Bei den so ermittelten Kosten spricht man auch von einem Klickpreis. Diesen findet man zuweilen auch in den technischen Details.

Stromverbrauch

Auch der Stromverbrauch mag für manchen ein Kaufargument sein. Hier ist besonders der Ruhemodus wichtig, also die Stromaufnahme, wenn das Gerät im Dämmerzustand und im Wartemodus ist. Ein Kopierer sollte sich automatisch nach einer frei wählbaren Zeit in den Stromsparmodus oder in den Ruhezustand versetzen lassen.

Einige Geräte genehmigen sich jedoch auch im Dämmermodus gewaltige Mengen Energie. Große Unterschiede bei den Verbrauchswerten lassen sich zuweilen auch beim Betrieb feststellen. Rechnet man den Jahresverbrauch an Strom der unterschiedlichen Geräte aus, ergibt sich abhängig vom Strompreis mitunter ein Unterschied von über 100 Euro. Man kann also guten Gewissens zu einem vermeintlich teuren aber sparsamen Kopierer greifen als zum stromfressenden Schnäppchen.

Geräuschpegel

Nicht zu unterschätzen ist auch der Geräuschpegel, den ein Kopierer verursacht. Im Leerlauf sind es oft schon satte 40 Dezibel, die im Betrieb bis auf 75 Dezibel oder sogar noch höher ansteigen. An eine Aufstellung am Arbeitsplatz ist damit eigentlich nicht zu denken, allerhöchstens, wenn man nur sehr wenige Kopien machen möchte. Besser ist es aber, Platz in einem gesonderten Raum oder in einem Flur zu schaffen. Dort störten die Geräusche weniger und jeder kommt einfach und an das Gerät.

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Zum Toner

Ausstattung

Die Ausstattung des Kopierers hat ebenfalls Einfluss auf die Kaufentscheidung. Jedoch sollte man genau ermitteln, was man wirklich braucht. Zu leicht lässt man sich sonst von Fähigkeiten beeindrucken, die man später kaum nutzen wird. Diese machen aber die Bedienung wegen des erhöhten Leistungsumfangs womöglich komplizierter und verteuern die Anschaffung unnötig.

Zudem erhöhen viele Funktionen mitunter die Unterhaltskosten, da auch sie gewartet und während des Betriebs mit Strom versorgt werden müssen. Hinzu kommt die erhöhte Ausfallgefahr. Denn wenn eine Funktion im Gerät streikt, steht meist das komplette Gerät still. Überlegen Sie also genau, ob Sie beispielsweise Fax- und Netzwerkfunktionalität benötigen.

Ausbaufähigkeit

Möchten Sie einen Multifunktionskopierer einsetzen, benötigen jedoch nicht sofort dessen volle Leistungsfähigkeit, können Sie auf ein Gerät setzen, das zunächst nur als Kopierer fungiert, sich später aber modular aufrüsten lässt. So kann man je nach Bedarf die Ausstattung erweitern, was auch die Kosten verteilt und alle Möglichkeiten für die Zukunft offen hält. Bei den aufrüstbaren Geräten muss man zwischen solchen unterscheiden, die sich einfach und schnell per Einsteckkarte erweitern lassen, etwa wie ein PC, und solchen, die einen Fachmann für den Ausbau benötigen. Erstere Lösung ist selbstredend günstiger und eleganter.

USB-Anschluss

Soll das Gerät direkt an einen PC angeschlossen werden, um es von dort als Drucker verwenden zu können, ist eine schnelle USB-Schnittstelle nötig, am besten nach USB-2.0-Standard. Sie stellt sicher, dass die Datenübertragung bei langen Dokumenten und aufwendigen Drucken keine Ewigkeit dauert, in welcher der Computer nicht oder nur eingeschränkt andere Dinge machen kann.

An eine USB-Schnittstelle lässt sich auch eine externe Festplatte, gegebenenfalls sogar mit Netzwerkanschluss (NAS-Speicher), anschließen. Per so genannter „Scan-to-USB“-Funktion (auch: Scan2USB) wäre es zudem möglich, Kopien in digitaler Form direkt dort abspeichern zu lassen. Statt einer Festplatte ließe sich entsprechend auch ein USB-Speicherstift verwenden. Um Daten automatisch auf einer internen Festplatte ablegen zu können, muss der Kopierer die „Scan-to-HD“-Funktion (auch: Scan2HD) unterstützen. Diese unterscheidet sich von Ersterer vor allem dadurch, dass sich die abgelegten Dateien automatisch verschlüsseln lassen.

Automatische Dokumentenzuführung

Möchte man regelmäßig mehrere Dokumente in einem Rutsch vervielfältigen, scannen oder faxen, ist eine automatische Dokumentenzuführung (ADF – engl. Automatic Document Feeder) sinnvoll. Dank ihrer muss man nicht während des gesamten Vorgangs am Gerät stehen und jede Vorlage einzeln unter den Deckel legen. Damit man auch beidseitige Kopien vollautomatisch durchführen lassen kann, benötigt man eine andere Dokumentenzuführung, die sich hinter dem Kürzel RADF (engl: Recirculating Automatic Document Feeder) verbirgt.

Sortierfunktion und Finisher

Niemand möchte Berge von Kopien selbst sortieren - muss er auch nicht. Denn das können Kopierer vollautomatisch übernehmen. Analoge Kopierer haben dafür meist unterschiedliche Fächer, für jede Vorlage eines, die an der Geräteseite mitunter turmhoch emporragen. Somit gibt es eine natürliche Begrenzung für die Anzahl der Vorlagen, nämlich durch die Zahl der Ablagefächer. Bei digitalen Kopierern gibt es diese Grenze nicht. Sie sortieren die Kopien in zusammenhängenden Stapeln in nur ein Ablagefach. Hier besteht die Grenze darin, wie viele Papiere das Ablagefach aufnehmen kann. Praktisch ist, wenn sich dieses mit steigendem Gewicht, also steigender Anzahl Kopien, selbständig nach unten bewegt und somit die Aufnahmefähigkeit dem Bedarf anpasst. Sollen die jeweiligen Papierstapel noch zu fertigen Broschüren weiterverarbeitet oder geheftet werden, benötigt man einen so genannten Finisher, der diesen Job übernimmt. Praktisch ist zudem, wenn der Kopierer Dokumente automatisch lochen kann. Hier sollte sich einstellen lassen, ob man zwei oder vier Löcher benötigt.

Papierfächer

Für den Papiervorrat benötigt man mindestens ein Fach, das genügend Blätter aufnehmen kann, damit man nicht stets zum Gerät laufen und nachfüllen muss. Nutzt man den Kopierer sehr intensiv, ist ein zweites oder gar drittes Fach vorteilhaft. Auch bei weniger intensivem Gebrauch können mehrere Fächer sinnvoll sein, da sie andere Papierformate oder auch Briefumschläge und Folien aufnehmen können. Das erspart ebenfalls den Gang zum Gerät, da man im Druckdialog am PC einfach auswählt, an welchem Fach sich der Kopierer bedienen soll.

Wer Spezialpapier verwenden möchte, sollte darauf achten, dass das Gerät spezielle Fächer und Zuführungen bereithält, das die gewünschten Papiere aufnehmen und transportieren kann. Das Normalpapierfach ist dafür in der Regel ungeeignet. In ihm führen schwere und dicke Vorlagen oft zum Papierstau.

Bildbearbeitung

Gute Multifunktionsgeräte sind ein der Lage, während des Kopiervorgangs die eingelesene Vorlage zu verändern. Dazu zählt das bereits erwähnte Schärfen zum Verbessern der Lesbarkeit aber auch das Hinzufügen von Seitenzahlen, Wasserzeichen und Bemerkungen wie „Vertraulich“ oder anderes. Weiterhin lassen sich schiefe Vorlagen in die korrekte Lage drehen und auch mehrere Originale zum Papier sparen auf nur ein Papier drucken. Umgekehrt kann man kleine Vorlagen zur Verbesserung der Lesbarkeit vergrößern.

Automatische Größe

Digitale Kopierer können die Vorlagengröße automatisch an das eingelegte Papier anpassen und erkennen bei entsprechender Einstellung selbst, ob sie die Vorlage vergrößern oder verkleinern müssen. So ist sichergestellt, dass immer das gesamte Original auf der Kopie sichtbar ist. Wer hiervon Gebrauch machen möchte, sollte vor dem Kauf unbedingt auf die maximale Vergrößerung und Verkleinerung des Kopierers achten und nachrechnen, ob die jeweiligen Werte mit seinen typischen Papiergrößen harmonieren.

Duplexdruck

Für beidseitig bedruckte Kopien, den Duplexdruck, bedarf es nicht nur der erwähnten speziellen Dokumentenzufuhr sondern auch ausreichend Zwischenspeicher. Ist dieser zu knapp, lassen sich nur wenige Vorlagen beidseitig kopieren. Großer Speicher ist deshalb wichtig, da der Kopierer zunächst sämtliche Vor- und Rückseiten einliest und erst danach nacheinander auf die jeweiligen Papiere druckt.

Speicher

Auch für einseitige Kopien ist ausreichend Speicher nützlich, damit der Kopierer fix arbeiten kann. Besonders wichtig wird der Zwischenspeicher, wenn es gilt, viele Kopien zu machen. Kann das Gerät nämlich nicht alle auf einmal einlesen, muss es bei Erreichen der Grenze kurz verschnaufen, also bereits Kopiertes löschen, damit die neuen Daten auch Platz finden.

Meist setzen die Hersteller Arbeitsspeicher ein, wie er auch für PCs verwendet wird. Er ist flüchtig, das heißt, er verliert seinen Inhalt mit dem Ausschalten. Gleichzeitig ermöglicht der Einsatz von PC-Speicher den schnellen und selbst durchführbaren Austausch der Bausteine. Allerdings kann ein Kopierer oft nicht jeden Arbeitsspeicher ausnutzen, da sein eigenes Betriebssystem eine Maximalgrenze vorgibt. Würde man einen größeren Speicher einsetzen, als es das System vorsieht, würde dieser entweder nicht funktionieren oder nur so viel davon nutzen können, wie das System zulässt.

PDF-Direkt

Für den Druck von PDF-Dateien ist die Funktion „PDF-Direkt“ vorteilhaft. Das gilt zumindest dann, wenn man regelmäßig sehr große PDF-Dateien ausgeben möchte. Beherrscht der Kopierer die PDF-Direkt-Funktion, kann der Computer die Datei komprimiert an den Kopierer senden. Ohne die Funktion müsste der PC diese vor dem Übertragen zunächst dekomprimieren und der Kopierer würde die Daten nach Erhalt automatisch wieder komprimieren. Das verbraucht Zeit und belastet die beteiligten Geräte wie auch das Netzwerk unnötig.

Mindestspeicher

Manche Zusatzfunktionen wie etwa Bildbearbeitung, setzen eine gewisse Mindestgröße des Speichers voraus, um überhaupt genutzt werden zu können. Kontrollieren Sie dieses unbedingt vor dem Kauf. Als Untergrenze sollten für die Kopierfunktion etwa 16 Megabyte gelten. Es ist aber sicher sinnvoll, bei den günstigen Speicherpreisen gleich auf mehr zu setzen. Fürs Faxen reichen meist schon ein bis zwei Megabyte. Schon ein Megabyte speichert etwa 70 Seiten, was für die meisten Büros vollkommen ausreichend ist.

Wie viel Speicher für die Druckfunktion nötig ist, ist abhängig von den Dokumenten, die Sie gewöhnlich ausgeben. Aufwendige Grafiken, Layouts oder auch digitale Fotos brauchen schon recht ansehnliche Mengen. Ist der Speicher hier zu knapp, verlangsamt das nicht nur den Druck, sondern auch den jeweiligen Computer, da dieser dann in den gesamten Druckvorgang involviert ist. Hier zu sparen, heißt später Frust zu bekommen. Also lieber auf zu viel als zu wenig Speicher setzen.

Festplatte

Mehr Speicher, dessen Inhalt auch beim Ausschalten erhalten bleibt, bietet eine Festplatte. Auch sie sollte sich leicht austauschen lassen. Eine Festplatte bietet den Vorteil, eingelesene Dokumente dauerhaft zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausdrucken zu können, ohne das Original wieder einlesen zu müssen. Auch eingescannte Daten lassen sich dort ablegen.

Speicherkarten

Eine Alternative zur Festplatte oder als weitere Ergänzung kann man Speicherkartensteckplätze ansehen. Dieser Speicherkartentyp behält die Daten auch nach dem Ausschalten des Gerätes, bietet Speicherkapazitäten von mehreren Gigabyte und lässt sich zudem leicht transportieren. Somit kann man eingelesene Daten mit zum PC nehmen, falls keine Netzwerkanbindung besteht oder auch mit nachhause.

Sicherheit

Wer nicht möchte, das Unberechtigte den Kopierer nutzen, sollte darauf achten, dass man den Zugang per Passwort, in der Regel eine PIN-Nummer wie man sie auch von der Scheckkarte kennt, schützen kann. Zusätzlichen Schutz bieten Passwortabfragen für Dokumente, die sich im Speicher befinden. So ist gewährleistet, dass nicht fremde Augen vertrauliche Dokumente nachträglich ausdrucken können oder Zugriff vom Arbeitsplatz darauf erhalten. Hat der Kopierer einen Netzwerkanschluss, kann man auch diesen Zugriff per Betriebssystem mit Kennwortschutz versehen.

Die Schutzfunktionen dienen nicht nur dazu, Mitarbeiter von der Nutzung oder dem Zugriff auf Daten auszuschließen, sondern auch der Sicherheit nach außen hin. Muss das Gerät zur Reparatur oder soll etwa eine integrierte Festplatte ausgetauscht werden, muss sichergestellt sein, dass außenstehende Personen keine vertraulichen Daten einsehen können.

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• Faxgeräten
• Laserdruckern
• Arbeitsspeicher
• Festplatten
• Netzwerkspeicher (NAS)
• Speicherkarten
• Netzwerken

Betriebssystem und Druckersprache

Um einen Kopierer von einem Computer aus ansteuern zu können, ist nicht nur der entsprechende Anschluss nötig. Wichtig ist vor allem auch, dass das verwendete Betriebssystem auf dem Computer den Kopierer ansteuern kann. Für Windows-Betriebssysteme sind in der Regel entsprechende Treiber erhältlich. Problematisch kann es aber werden, wenn Sie einen Kopierer direkt vom Mac OS X von Apple oder von einem Linux-PC aus ansprechen wollen.

Nicht unwichtig ist in diesem Zusammenhang die Frage nach der verwendeten Druckersprache, mit der PC und Kopierer kommunizieren. Gängig sind hier PCL (Print Command Language) und PostScript. Ersteres stammt von Hewlett Packard und kommt in der Regel in Windows-Umgebungen zum Einsatz. PostScript ist von Adobe entwickelt und häufig in Apple-Umgebungen anzutreffen. Im Idealfall unterstützt der Kopierer beide Sprachen, sodass er universell einsetzbar ist.

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Alternative Multifunktionsdrucker

Für Privatanwender und kleinere Büros können Multifunktionsgeräte eine günstige Alternative zu Kopierern sein. Sie bieten meist Farbdruck auf Basis von Tintentechnik, können ebenfalls scannen, faxen, drucken und kopieren und lassen sich mitunter auch in einem Netzwerk betreiben.

Dieser Gerätetyp ist allerdings nicht auf intensives, zahlreiches Kopieren ausgelegt und arbeitet meist auch langsamer. Der niedrigere Anschaffungspreis relativiert sich zudem durch deutlich höhere Seitenpreise. Grund: Tinte ist teurer als Toner und benötigt höherwertigeres und somit teureres Papier. Bei hohem Druck- oder Kopieraufkommen sind diese Geräte folglich unattraktiver und bieten weniger Komfort gegenüber reinrassigen Kopierern. Für gelegentliches Kopieren sind sie aber vollkommen ausreichend.

Wer nur selten einen Farbkopierer benötigt, sollte überlegen zu einem Schwarz-Weiß-Kopierer zu greifen und zusätzlich ein günstiges Multifunktionsgerät mit Farbe einzukaufen. Dieses sollte man jedoch regelmäßig verwenden, damit nicht die Tinte eintrocknet.

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